Khi được hỏi về phúc lợi, mức độ hài lòng hay sự gắn bó với nơi làm việc, nhân viên có thể cân nhắc ai sẽ đọc câu trả lời của mình. Một ô yêu cầu ghi họ tên hoặc email công việc khiến băn khoăn ấy trở nên cụ thể. Trước khi đưa thông tin liên hệ vào bảng hỏi, nhóm nghiên cứu cần xác định sẽ dùng thông tin đó để làm gì và ai được phép tiếp cận. Nếu chỉ cần tổng hợp ý kiến nhân viên, nhóm có thể bỏ cả ô họ tên lẫn ô email. Nếu cần mời phỏng vấn hoặc ghép phản hồi qua nhiều đợt, cách thu thông tin sẽ tùy vào mục đích cụ thể.
Khi người trả lời cân nhắc ai sẽ đọc phiếu
Hãy hình dung một nhân viên vừa điền email công việc và gặp câu “Anh/chị hài lòng ở mức nào với chế độ phúc lợi hiện tại?”. Nếu chọn “rất không hài lòng”, liệu quản lý trực tiếp có biết đó là ý kiến của mình? Người thiết kế phiếu biết dữ liệu sẽ đi đâu. Người được hỏi chỉ có thể suy đoán từ lời mời, các ô bắt buộc và cách doanh nghiệp tổ chức thu phiếu.
Bhattacherjee (2012, chương 16) phân biệt hai khái niệm. Với khảo sát ẩn danh (anonymity), ngay cả nhóm nghiên cứu cũng không thể nối một câu trả lời với một cá nhân cụ thể. Với dữ liệu được bảo mật (confidentiality), nhóm có thể biết người trả lời và có trách nhiệm kiểm soát việc tiếp cận, sử dụng hoặc tiết lộ thông tin. Nếu email công việc nằm cùng dòng với điểm hài lòng, lời giới thiệu cần nói rõ ai được xem dòng dữ liệu ấy. Lời hứa “báo cáo kết quả tổng hợp” chỉ mô tả bước báo cáo.
Bỏ yêu cầu ghi danh tính có thể giúp một số người yên tâm hơn. Khi thử phiếu, nhóm nghiên cứu có thể tìm hiểu điều khiến nhân viên e ngại bằng hai câu hỏi ngắn. “Theo anh/chị, những ai có thể biết đây là câu trả lời của mình? Chi tiết nào trên phiếu khiến anh/chị nghĩ như vậy?”.
Khi nào cần biết bộ phận mà vẫn có thể bỏ họ tên?
Giả sử một khách sạn muốn so sánh cách nhân viên lễ tân và nhân viên buồng phòng đánh giá chế độ phúc lợi. Để so sánh, nhóm nghiên cứu chỉ cần biết mỗi phiếu thuộc bộ phận nào. Những người làm cùng bộ phận có thể có trải nghiệm giống nhau. Mã bộ phận giúp nhóm nghiên cứu tính đến điều này khi phân tích phản hồi (Bliese, 2000, pp. 349–350).
Quyết định giữ biến cho phân tích và quyết định công bố biến đó cần được xem xét riêng. Ví dụ, khách sạn chỉ có một trưởng bộ phận buồng phòng làm việc trên mười năm. Một bảng chéo theo chức vụ, bộ phận và thâm niên có thể để lộ người đã trả lời dù phiếu đã bỏ họ tên. Khi chuẩn bị báo cáo, hãy thử đọc từng bảng bằng kiến thức của người quản lý tại đơn vị. Có thể gộp nhóm thâm niên, bỏ một chiều phân tổ hoặc chỉ trình bày kết quả chung nếu chi tiết ấy không cần cho câu hỏi nghiên cứu.
Ba mục đích dẫn đến ba cách thiết kế phiếu
1. Khảo sát một lần để phân tích kết quả chung. Nếu chỉ cần kết quả tổng hợp và không cần liên hệ lại hay đối chiếu phản hồi của từng người, hãy bỏ các ô họ tên và email. Trên Google Forms, hãy kiểm tra cả cài đặt thu thập địa chỉ email lẫn những câu hỏi do nhóm tự thêm vào. Với phiếu giấy, kiểm tra thêm cách phát và nhận lại phiếu. Việc yêu cầu nhân viên giao tận tay quản lý có thể khiến họ băn khoăn dù trên giấy đã bỏ ô họ tên.
Mẫu lời mở đầu nếu quy trình thực tế phù hợp
Việc tham gia khảo sát là tự nguyện. Phiếu không yêu cầu họ tên hoặc địa chỉ email. Nhóm nghiên cứu sẽ tổng hợp các ý kiến về phúc lợi và trải nghiệm làm việc. Quản lý trực tiếp sẽ không nhận được phiếu trả lời của từng nhân viên.
2. Mời người tình nguyện phỏng vấn sau khảo sát. Đặt đường dẫn đến một biểu mẫu liên hệ độc lập ở cuối phiếu. Với bản giấy, dùng thẻ đăng ký và hộp thu riêng. Nếu chỉ cần tuyển tình nguyện viên, tránh chuyển mã phản hồi sang danh sách email hoặc dùng thời điểm gửi để ghép hai bên. Cách này cho phép gửi lời mời đến người đã đăng ký. Nếu muốn mời riêng những người từng chọn mức “rất không hài lòng”, cần một thiết kế có liên kết ngay từ đầu.
Mẫu lời mời cuối phiếu
Nếu anh/chị muốn trao đổi thêm về trải nghiệm làm việc, anh/chị có thể tự nguyện để lại email qua biểu mẫu đăng ký riêng. Nhóm chỉ dùng địa chỉ này để gửi lời mời phỏng vấn. Anh/chị có thể kết thúc khảo sát ngay tại đây mà vẫn hoàn tất phần tham gia của mình.
3. Ghép phản hồi qua hai đợt hoặc chọn người theo câu trả lời. Nếu chỉ cần ghép hai đợt, có thể cấp mã ngẫu nhiên để người tham gia tự lưu và nhập lại ở đợt sau. Thử trước cách xử lý trường hợp mất mã. Nếu cần chủ động gửi thư cho một người dựa trên phản hồi của họ, hãy giải thích việc liên kết trước khi họ đồng ý. Tách bảng mã–email khỏi tệp phân tích, chỉ định người được giữ bảng đối chiếu và nêu thời điểm xóa phù hợp với kế hoạch nghiên cứu.
Thử quy trình một lần từ đầu đến cuối
Trước khi phát phiếu, nhờ một người đóng vai nhân viên, điền bản trực tuyến rồi mở tệp phản hồi để xem những trường nào thực sự được lưu. Với bản giấy, hãy thử cả bước nộp phiếu và nhập liệu. Đối chiếu kết quả với từng lời cam kết ở đầu phiếu: ai có thể nhận diện người trả lời, ai xem được dữ liệu cá nhân và doanh nghiệp sẽ nhận loại báo cáo nào?
Cuối cùng, đối chiếu cách thu, lưu và sử dụng dữ liệu với hướng dẫn đạo đức nghiên cứu của trường và hồ sơ đã được duyệt, nếu có. Với mỗi thông tin có thể nhận diện nhân viên, nhóm nghiên cứu cần chỉ rõ bước nào thực sự cần đến thông tin đó. Nếu không xác định được mục đích sử dụng, hãy bỏ trường thông tin ấy trước khi phát phiếu.
Tài liệu tham khảo
Bhattacherjee, A. (2012). Social science research: Principles, methods, and practices (2nd ed.). University of South Florida. https://digitalcommons.usf.edu/oa_textbooks/3/
Bliese, P. D. (2000). Within-group agreement, non-independence, and reliability: Implications for data aggregation and analysis. In K. J. Klein & S. W. J. Kozlowski (Eds.), Multilevel theory, research, and methods in organizations: Foundations, extensions, and new directions (pp. 349–381). Jossey-Bass.
